08 关于印发《三水校区首接负责制度(试行)》的通知(粤财大三水校区〔2014〕21号 )

信息来源: 暂无 发布日期: 2016-07-12 浏览次数:

各部门:

为进一步深化门难进、脸难看、事难办”专项整治工作,强化服务意识转变工作作风,提高办事效率,特制定《三水校区首接负责制度(试行)》,业经三水校区第6次管委会议审定,现予以印发,请遵照执行。

特此通知。

广东财经大学三水校区管委会

                                           2014年627

 

 

 

 

 

 

三水校区首接负责制度

(试 行)

 

为增强三水校区全体工作人员的服务意识和责任意识,改善管理,进一步提高服务效能,特制订本制度。

 

第一章  总则

第一条  首接负责制是指由首接责任人负责办理或负责协调、联系相关部门办理办事人所要求办理的各类事项,负责解答办事人提出的各类问题的制度。首接负责制适用于三水校区全体工作人员。

第二条  首接负责制要求三水校区工作人员必须明确自己的岗位职责,熟悉各科室业务分工;强化职业道德意识,树立全心全意为广大师生员工服务的思想;要认真学习学校和三水校区相关文件精神,熟悉掌握业务办理流程,不断提高服务水平。对于不清楚、掌握不准确的问题,尽快了解清楚后及时给予答复。

第三条  首接责任人是指第一位被办事人询问到的工作人员。每一位工作人员都有义务做好前来办事人员的接待和服务工作。首接责任人应做到文明、礼貌、大方、得体。应自觉使用文明用语。在来访接待中,当两位及以上工作人员同时被询问时,职位高者为首接责任人。

 

第二章  首接职责

第四条  属于首接责任人职责范围内的,要按有关规定及时办理;不能当场办理的,要“一次性告知”有关办理的事项、需要携带或补充的全部资料,并耐心解答办事人的询问。

第五条  属于本科室职责范围的,当具体经办人不在时,首接责任人应先接下需办理事项,并记下办事人姓名和联系电话,再交经办人办理。

第六条  不属于首接责任人科室职责范围但属于本部门职责范围的,首接责任人要主动告知或引导办事人到有关经办科室,经办科室无人时,应电话告知经办科室负责人,并将其联系电话告知办事人。

第七条  不属于本部门职责范围的,首接责任人应告知或尽可能帮助其了解承办部门。

第八条  属于本科室与其他部门(科室)交叉完成的工作,首接责任人应视为本科室职责,主动协调,共同完成。

第九条  属于电话咨询的,首接责任人应按上述原则给予答复。

 

第三章  首接管理与要求

第十条  各部门要加强对落实首接负责制度的管理,认真做好工作记录,将首接时间、首接人、转办人、落实结果等事项进行逐项登记,以便备查。

第十一条  各部门要切实提高办事效率。

(一)进一步精简师生办事时所需材料。

(二)实行一次性告知。要一次性书面告知办事人需提供的所有材料;对不符合办理条件的,要说明理由,并做好解释工作。

(三)限时办结。符合办理条件且材料齐全的,应当即时办理。要遵守规定要求和时限,简化程序。因特殊情况在规定时限内确实无法办结的,要及时将理由告知办事人。

(四)特事特办。办事人无法亲自办理的,可以委托他人代办。对有特殊困难的办事人,要主动上门办理。

第十二条  各部门要明确工作人员责任建立服务评价和反馈机制要主动接受监督及时处理办事人反映的问题要加强对工作人员的监督对推诿拖延或拒不办理的,校区管理委员会将追究有关领导和工作人员的责任

 

第四章  附则

第十三条  本制度未尽事宜,按照学校有关文件执行。

第十四条  本制度自发布之日起实施。

第十五条  本规定由三水校区管委会负责解释。

 

附件:接打电话基本礼仪

 

 

 

 

 

附件

接打电话基本礼仪

 

一、电话铃响两声就应接听。拿起听筒应先说“您好”,然后报上自己的工作部门。如果电话铃响四声后才接听,应向对方说:“对不起,让您久等了”。如果电话内容比较重要,应做好电话记录,包括来电人姓名、单位、谈话内容,通话日期、对方号码等。

二、接打电话的开头语会直接影响对方对你的看法。通话时要尽量使用如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等礼貌用语。打电话时姿势要端正,态度要和蔼,语言要清晰。只要脸上带着微笑,自然会把这种美好的、明朗的表情传给对方。电话接通后,主动问好,并问清楚对方姓名和单位。

三、打电话时,应礼貌地询问:“现在说话方便吗?”要考虑对方的时间。

四、接打电话时,不要和他人谈笑,也不要用手遮住听筒与他人谈话;如果不得已,要向对方致歉,并稍候回电。

五、接到可疑电话时,不要轻易透露单位及个人信息;如必要,可记下其电话、姓名、以回电话。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                   

 发至:三水校区各部门    

 抄报:纪律检查委员会办公室  

 广东财经大学三水校区党政工作办公室      2014年6月27日印发  

                                         (共印20份)